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24/03/2017 14h41

IFRN terá todos os seus processos tramitando de forma eletrônica ainda neste ano

Alguns testes já vêm sendo feitos pelo Gabinete da Reitoria e, neste momento, passarão a ser realizados também nos Gabinetes da direções-gerais dos campi

Buscando promover mais eficiência e sustentabilidade, o IFRN se prepara para implantar, até setembro deste ano, a tramitação eletrônica de todos os seus processos administrativos. Alguns testes já vêm sendo feitos pelo Gabinete da Reitoria e, neste momento, passarão a ser realizados também nos Gabinetes da direções-gerais dos campi.

Para isso, a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DIGTI) do Instituto promoveu, nos dias 20 e 21 de março, no Campus Natal-Central (CNAT), curso de capacitação voltado aos chefes de gabinete. Ministrado por servidores da Coordenação de Sistemas de Informação da DIGTI, o curso busca treinar para a utilização do módulo Processo Eletrônico, que está sendo implantado dentro do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). 

Em outubro, a intenção é que não seja mais necessária a tramitação física de memorandos, ofícios, requerimentos e outros documentos, diminuindo drasticamente a utilização de papel pela Instituição e proporcionando mais segurança e agilidade aos processos. "Estamos numa era digital e essa mudança é necessária e urgente, pois a burocracia exige pilhas de papel que, inclusive, criam dificuldades de armazenamento. A eliminação do processo físico também representará uma melhoria no impacto ambiental", explicou Celma Aquino, chefe de Gabinete do Campus Mossoró.

O desenvolvimento do módulo cumpre a determinação do Decreto nº 8.539, de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo. Iniciados os testes com os gabinetes, as próximas etapas englobam as equipes da gestão de pessoas, da administração, dos setores ligados à licitação, isso tudo com o modelo de capacitação presencial. Além disso, haverá a capacitação virtual, através da plataforma Moodle, numa parceria com o Campus EAD, para divulgar para mais e mais servidores as ferramentas e detalhes da utilização do módulo.

Segundo André Gustavo, diretor da DIGTI, a ideia do curso não é a capacitação como um fim, mas também receber um retorno dos públicos sobre a utilização do módulo. “Esperamos receber, ao final do curso, sugestões para melhorar o processo que, inclusive, vai mudar a dinâmica de trabalho de muitos servidores, pois vamos deixar de ter o trâmite do processo físico e passar a ter um processo 100% digital”, disse o diretor. Para a chefe de Gabinete da Reitoria, Maria Auxiliadora de Lira, o curso está sendo enriquecedor para os participantes. "Teremos a responsabilidade de implementar o módulo em nossas unidades administrativas, com a função de multiplicadores", complementou.

Passo-a-passo de como elaborar documentos eletrônicos, o curso mostrará, dentro do próprio SUAP, como funciona, por exemplo, o sistema de assinatura eletrônica, como um servidor pode atualizar o documento compartilhado, comentar, receber e enviar, trazendo uma nova dinâmica de funcionamento entre os órgãos do Serviço Público Federal. Além de reduzir os custos com papel e impressão, o método agrega transparência, segurança e sustentabilidade ambiental aos trâmites administrativos. Tudo com a garantia de que eles serão salvos nas nuvens, numa séria política de backup para garantir a integridade dos dados.

Inovação

O decreto que estabeleceu o uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado até outubro de 2017, quando a publicação completará o prazo de dois anos. No IFRN, a decisão foi por construir um módulo do sistema alternativo ao modelo disponibilizado pelo governo federal. Assim, utilizando o próprio Suap, a intenção foi trazer um software de processo eletrônico para dentro do sistema já utilizado pelo Instituto. O uso dessa metodologia foi estabelecido com vistas a minimizar o possível impacto da inovação trazida pela implantação do novo método.

A DIGTI planeja para o período compreendido entre maio e julho fechar as rodadas de capacitação dos servidores. Até lá a ideia é o aumento gradativo da produção de processos digitais. “Esse será, acreditamos, o tempo de nossos públicos acostumarem-se com essa filosofia. Depois desse procedimento, esperamos encerrar o trâmite físico de processo, entre 15 e 30 de setembro”, finalizou André.

Fonte: Assessoria de Comunicação IFRN


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